Søg Alle årgange Facebook BUPL.dk
År: 2010 Nr.: 25
Vild med vidensdeling
Slut med flere kalendere, mapper med politikker og aftaler. Og slut med at rende rundt og lede efter den nødvendige information. Med elektronisk vidensdeling ved alle medarbejdere, hvor de skal lede, nemlig på computeren.
Af: Steffen Hagemann
I 15 år har Lars Laursen været daginstitutionsleder. De seneste 10 år har han været leder af børnehaven Jættebo i Skive. Han har taget flere lederuddannelser, hvor han altid har fået at vide, at informationer til medarbejderne og medinddragelse er noget af det vigtigste for en leder.
"Men nogle gange er noget af det sværeste som leder at holde sit personale orienteret. Siden jeg har fået det redskab, har jeg aldrig haft det problem. Jeg har aldrig hørt, at mit personale ikke føler sig informeret, det gælder fra kommunen og fra mig," siger Lars Laursen.
Redskabet, som han snakker om, er såkaldt elektronisk vidensdeling. Det vil sige, at dokumenter, post, kalender, mødeplan og meget andet bliver håndteret på computeren i et system, der hedder iDialog.

Alle institutioner på. Skive Kommune blev sidste år den første og indtil videre eneste kommune, hvor alle daginstitutioner er koblet op på systemet.
Dengang var Lars Laursen meget skeptisk over for beslutningen.
"For hvordan skulle man finde tiden? Og hvad med de folk, der ikke er glade for at sætte sig foran en pc? I dag har jeg bare den holdning, at det skal man kunne, hvis man er pædagog i dag, og så er man nødt til at lære det," siger Lars Laursen, som fra starten gjorde det klart for sine medarbejdere, at det ikke var til diskussion, hvorvidt de ville have systemet eller ej. Al skriftlig kommunikation blev flyttet til iDialog, og så måtte personalet lære teknikken at kende.
Han var dog så fornuftig at give folk tid til at bruge systemet. I begyndelsen fik alle medarbejdere en time om ugen. Nu er de så dygtige, at de kan nøjes med en halv time.
"Men vi sparer også den tid, som vi i dagligdagen bruger på at informere hinanden på kryds og tværs, og vi skriver ikke ting 15 forskellige steder. Vi bruger en masse tid i daginstitutioner på planlægning og på at få overblik. Nu ved vi alle sammen, hvor det foregår," fastslår han.

Fælles platform. Med iDiaolog er alle vigtige informationer blevet tilgængelige på computeren.
"Før havde vi en gammel bog, hvor vi skulle skrive beskeder til hinanden. På computeren har vi en fælles platform, og det gør, at folk kan gå ind og læse og holde sig opdaterede med, hvad der sker i institutionen," siger Lars Laursen.
Han har gjort det til fast rutine at lægge alle breve fra kommunen i en fælles postmappe, så medarbejderne selv kan se, hvad kommunen har på hjerte. I praksis fungerer det sådan, at når en medarbejder logger ind på iDialog, så kan vedkommende se, i hvilke mapper der er ny post. Så kan de selv klikke sig ind og læse det relevante.
Lars Laursen lægger stort set alt skriftligt materiale ind i systemet.
"Vi er ved at få lavet nyt kolonihavehus, og så skriver jeg, hvor langt vi er, hvad den videre proces er, og hvornår håndværkerne kommer. Så er folk fri for at gå og tænke 'åh, det skal jeg også lige holde mig opdateret med'. Her kan de gå ind og læse, når de har tid, og de kan kommentere, hvis de har lyst til det," siger han.
Sikkerheden er i orden. Han har også lavet en mappe til personalemøder. Her kan folk skrive, hvis de har punkter til mødet, og det er også her, dagsorden og gamle referater ligger. Nu behøver folk ikke længere at lede efter de gamle referater, for de ligger kun ét sted - i systemet.
Alle institutionens politikker er også samlet der. De tre stuer, som institutionen er delt op i, har hver en mappe. Her ligger blandt andet observationer og iagttagelsesskemaer om børnene.
"Vi samler al information om alle børn i det forum, som sikkerhedsmæssigt er i orden. Så vi kan altid finde det. Og os, der har adgang, kan altid gå ind og læse på hinandens børn. Det er meget værdifuldt. Det er slut med at løbe rundt og lede," siger Lars Laursen.
Man må godt have iagttagelser og arbejdspapirer gemt i iDialog. Systemet er sikkert, uanset hvilken computer man arbejder på, fordi man har en privat kode til at logge ind med.
Lars Laursen kan varmt anbefale andre institutioner at gå iDialog.
"Jeg synes, jeg har fået et rigtig godt redskab til kommunikation i min daginstitution. Men man skal sætte tid af til at blive dus med det," siger han.

Giver overskud. Mette Østman er uddannet socialpædagog og arbejder ved siden af vikararbejde i en SFO som konsulent med iDialog og anden vidensdeling. Hun mener, at mange institutioner kan have glæde af systemet.
Hun opdagede selv nytten ved elektronisk vidensdeling, da hun stoppede som børnehaveklasseleder og blev vikar i en integreret institution i Odense.
"Der spurgte jeg tit nogle: 'Hvad gør I i denne her situation? Må de gå med bare tæer på legepladsen?' Og det kunne de ikke altid huske. Eller de kunne ikke huske, hvor de skulle finde aftalen," siger Mette Østman.
Som børnehaveklasseleder havde hun haft adgang til folkeskolens elektroniske vidensdelingssystem, SkoleKom, som iDialog er baseret på. Nu savnede hun systemet, fordi det gav hende et overskud som medarbejder.
"Det var en af grundene til, at jeg begyndte at arbejde med det her. Det er ikke kun en praktisk foranstaltning, at man ved, at vikaren kommer klokken ni. Man kan godt lide at vide ting, og man kan godt lide at være den, der får noget at vide. Der er ikke noget med, om man står sidst i køen til at høre nyhederne. Man er regnet med i fællesskabet, og det giver overskud som medarbejder," siger Mette Østman.

Udviklingsprojekt. Med støtte fra SL og BUPL's Udviklings- og Forskningsfond gennemførte hun sammen med it-vejleder Tove Husted et udviklingsprojekt med iDialog i Børneinstitution Rising i Odense.
Konklusionen på projektet, der blev afsluttet i juni 2009 var klar:
'Vi er nået frem til, at elektronisk vidensdeling er et meget nyttigt værktøj, der kan medvirke til at øge kvaliteten i det pædagogiske arbejde og udvikle den pædagogiske profession. Det giver bedre kommunikation og øget indsigt, fordi alle medarbejdere har adgang til relevante oplysninger og har mulighed for at respondere. Alle medarbejdere er i kontakt med hinanden, og der opbygges fælles viden og refleksion. Det giver en lettere håndtering af skriftligt arbejde og opbevaring af nødvendige dokumenter og mulighed for at arbejde, når og hvor det er belejligt', står der i den rapport, som afsluttede projektet.
Men desværre bruger pædagogerne i Odense ikke iDialog mere, siger Mette Østman.
"De holdt op med at bruge det, da projektet sluttede, men vi fik alle gode erfaringer med," siger hun.
Det er ikke specielt dyrt at komme på iDialog, påpeger Mette Østman. Det koster 1900 kroner om året for de første 25 brugere. Har man brug for at få koblet flere på, koster det 1400 kroner for 25 mere.
"Og jeg tager nogle penge for at lære folk at bruge systemet, men det er en engangsudgift. Det er ikke gjort med at få et system. Man er nødt til at tænke langsigtet implementering," understreger hun.

Læs mere selv
Du kan læse rapporten fra udviklingsprojeket på SL og BUPL's Udviklings- og Forskningsfonds hjemmeside www.slbupl-fond.dk
(klik på afsluttede projekter).

Mette Østman holder workshop i Odense den 22. november, når SL og BUPL's Udviklings- og Forskningsfonds holder den årlige konference. Se mere på www.slbupl-fond.dk

Fakta om iDialog
Der er 14.000 brugere på iDialog. Det baserer sig på samme system som folkeskolens SkoleKom. Her er alle landets SFO-pædagoger og børnehaveklasseledere allerede koblet på. Via systemet kan man få adgang til et landsdækkende pædagogisk forum med potentielt 14.000 deltagere. Det er selvfølgelig ikke alle, der er aktive.
Læs mere på www.idialog.dk